I kost/nytte-vurderingen satte man opp potensielle effektivisering og kvalitetsforbedring. Nå er tiden kommet til å planlegge realisering av disse gevinstene! Hvis man ikke har aktiviterer dedikert til gevinstrealisering, så vil ofte gevinstene renne ut i sanden. Man bør derfor se på momenter som:

• Kan ressursbruken i de tradisjonelle kanalene for kommunikasjon med innbyggerne reduseres som følge av innføringen av den digitale tjenesten? Kanskje kan noen av de tidligere kanalene stenges helt?
• Kan medarbeidere overføres til andre oppgaver som følge av mindre manuelt arbeid.
• Kan arbeidsprosessene endres slik at arbeidet blir mer effektivt.
• Kan man redusere utgifter til utsending når den digitale kanalen mot innbyggeren er åpnet?

Dokumentasjon på at gevinster er realisert, vil gjøre det lettere å gjenomføre tilsvarende prosjekter i seinere.

Gevinstrealisering krever helhetstenking

I et diskusjonsinnlegg under har Ingrid Trømborg fra Fredrikstad kommune flere gode poenger knyttet til gevinstrealisering:

Tradisjonelt i kommune-Norge, Fredrikstad inkludert, har det vist seg utfordrende å ta ut gevinster av effektiviseringsprosjekter. Ofte skyldes det manglende helhetlig tilnærming til oppgaven slik at hver sjef blir sittende litt hjelpeløs med sine krav om effektivisering. Skal vi få de skisserte effekter ut, vil det være nødvendig å kartlegge kommunens gevinstpotensiale totalt og ha en styrt prosess for å ta ut disse gevinstene.

Kommunens ledelse må ha en bevisst strategi i forhold til hvordan effekter skal tas ut allerede ved oppstarten av et prosjektet. Det å ta ut gevinst i sammenheng med et eForvaltningsprosjekt krever grundig analyse, klare mål og arbeid ut fra konkret kunnskap om ressursbruk med dagens arbeidsmåter sett i forhold til nye prosesser og de teknologiske alternativene som det er mulig å benytte.

[...] Prosesstilnærming i forkant av å innføre nye og forbedrede fagsystemer, er nødvendig for å få ut effekter.