Digitalisering av tjenester gjør det mulig å organisere arbeidet med tjenesten på nye måter. Denne aktiviteten består blant annet av:

• Vurdere hvordan man skal organisere tjenesteproduksjon gjennom flere parallelle kanaler. (Noen av kanalene kan være lovpålagt).
• Vurdere endringer i organisasjonen (strukturendring, nye funksjoner, reduksjon i ressursbehovet i enkelte funksjoner).
• Analysere nødvendig kompetanse i den nye organisasjonen. Planlegge tiltak (nyansettelser, kurs osv)
• Planlegge faglig forvaltning av de nye systemene. (Vedlikehold av forretningslogikk).

Det er som regel i organiseringen av arbeidet at gevinster vil kunne hentes ut. For å kunne effektivisere, må man kunne redusere ressursbehovet for noen av oppgavene.

Et eksempel på at organisasjonsendringer må til, er ved innføring fullelektronisk arkiv. Da må det opprettes en funksjon for skanning av all innkommen post.

Sentralisering eller desentralisering?

I forbindelse med omstillingen kan det være aktuelt å sentralisere eller desentralisere funksjoner i kommunen. Desentralisering er aktuelt når kontakt og lokalkunnskap er viktig. Fordelen ved sentralisering av funksjoner i kommunen er at kompetansen samles i et miljø. Da blir det lettere å få til en enhetlig måte å utføre oppgavene. Et annet moment når det gjelder slike strukturelle endringer, er å skape en hensiktsmessig størrelse på enhetene.

Virtuelt fagkontor

Dersom flere kommuner samarbeider om å tilby tjenesten, kan det være aktuelt å opprette et virtuelt fagkontor der innbyggeren ikke trenger å forholde seg til hvilken av kommunene saken faktisk blir behandlet i. Ved å opprette virtuelle fagkontor, kan man også unngå opprivende lokaliseringsdebatter. Kommunene i Numedal har gode erfaringer med dette.