10.1.2006:

Pensjonstrygden for sjømenn skal anskaffe nytt elektronisk arkivsystem. Anskaffelsesprosessen er planlagt gjennomført vår/sommer 2006.

Interesserte virksomheter kan få tilgangtil kravspesifikasjonen ved henvendelse til Kirsti Berg, Statskonsult.

19.4.2006:

Det er utlyst prekvalifisering til konkurranse med forhandling (se www.doffin.no ), og konkurransegrunnlaget ble lagt ut på arbeidsrom for prekvalifiserte leverandører ca kl 1730 den 19. april. Tilbudsfrist 10. mai.

10.5.2006:

Det kom inn tre tilbud: Acos, Ergo Group og Software Innovation.

Tilbudene er under evaluering i forhold til konkurransegrunnlaget.

18.8.2006:

Det er inngått avtale med Software Innovation. Avtalen omfatter forprosjekt med testing av løsning for integrasjon mot fagsystemer mv.

4.10.2006:

Forprosjekt godkjent.

31.12.2007:

Hele våren 2007 gikk med til testing. Det var en krevende oppgave. Vi vektla å gjennomføre testingen i simulerte rutiner, ikke en og en funksjonalitet for seg. Vi hadde store problemer med å få på plass arv fra øverste nivå i registreringen (kontakt) til nederste (journalpost).

Systemet avviker her fra vanlig bruk ved at vi har kontakt som øverste nivå. Alle saker er lenket til en kontakt. Kontakten ligger på alle saker og journalposter i tillegg til avsender og mottaker.

Takket være grundig (om enn frustrerende) testing, har systemet fungert fra første dag. Det har vært noen få tilfeller av feil i forbindelse med innlegging av nye versjoner, men ingen store problemer. Vi har også avdekket en del feil etter at systemet ble satt i drift, blant annet knyttet til arv, der vi fant at kontakt ikke fulgte med på journalpostene som forutsatt.

Systemet ble godkjent sommeren 2007 .

De første brukerne kom igang før sommerferien, resten etter hvert utover høsten. Det ble laget en helt ny brukerhåndbok med tilpassede rutiner og delvis skreddersydde rutiner for enkelte kontorer. Det er også utviklet maler tilpasset ulike saksbehandlingstrinn.

Saksstyringen som tidligere lå i den fysiske plasseringen av mapper i ulike hyller, er erstattet av et elektronisk "ventearkiv" med virtuelle "hyller" hvor saker kan hentes og plasseres.

Det er integrasjon med fagsystemet for pensjon. Alle dokumenter som genereres av fagsystemet fanges opp av arkivsystemet og går rett inn de i elektroniske "saksmappene". Ved omberegninger av pensjon kan det dreie seg om 20 000 brev.

Systemet er ved årsskiftet 2007/2008 kommet så langt at man skal kunne erstatte de manuelle mappene med kun elektroniske mapper når man vil. Her gjenstår det en del opplæring og erfaring i bruk for å få til den nødvendige tryggheten hos alle medarbeidere.

Brukerhåndboken vil bli tilgjengelig på Kunnskapsnettverket, men først må den "vaskes" for eksternt bruk, blant annet må skjermbilder som viser personinformasjon "nøytraliseres".