God forankring og riktig involvering av de riktige medarbeiderne er en forutsetning for at omstillingsprosjekter skal lykkes. Forankring hos rådmann, økonomisjefer og de enkelte fagsjefer er selvfølgelig sentralt. Disse må få eierskap til visjonen og forstå mulighetene og gevinstpotensialet som ligger i prosjektet.
Men også andre medarbeidere med involveres. Dette er viktig for å bidra til en positiv holdning i organisasjonen, sikre at alle krav til løsningen kommer på bordet og at prosjektgruppen får den rette kompetansen.
I forbindelse omstillingsprosjekter kan det lett skapes usikkerhet og frykt blant medarbeidere i kommunen. For å unngå dette, er det viktig å "spille med åpne kort" i forhold til hva man ønsker å oppnå. Interessentanalyse I en slik fase er det viktig å gjennomføre en interessentanalyse. Dette innebærer å kartlegge hvilke ledere, avdelinger og funksjoner som blir berørt av endringene eller som har føringer for hvordan løsningen skal utformes. Hvem må informeres underveis? Hvem må trekkes aktivt med? Dialogkonferanse En mulig måte å skape motivasjon og involvering på, er å gjennomføre en dialogkonferanse. En slik konferanse har som formål å:
Involvere alle parter som blir berørt av at den nye tjenesten innføres (fageksperter, servicemedarbeidere, politikere, IT-personell)
Skape forståelse for mål, potensielle gevinster og muligheter
Motivere for endring
Ta i mot innspill fra interessentene og de involverte
Avklare målgrupper for tjenesten På en slik konferanse kan man med hell invitere andre kommuner til å presentere sine erfaringer på det aktuelle området. Det interkommunale samarbeidet 8K i Aust-Agder kjørte en slik dialogkonferanse i forbindelse med et innføring av nytt system for lønn, regnskap, innfordring og skatt. I denne fasen kan det være et poeng å ikke presentere ledere og medarbeidere for "ferdige løsninger". Hvis de får lov til å være med å utforme og komme med innspill, så vil de føle større eierskap til løsningen og prosjektet. Kompetanseoppbygging for involverte i prosjektet For å gjennomføre et prosjekt som dette med mange involverte og stramme rammer er det viktig at de involverte har kompetanse på hva prosjekter som dette innebærer. De må gis innføring i eForvaltningens muligheter og fallgruber, endringsledelse og tekniske muligheter og begrensninger. Deltakerne må også gjøres bevisste på hva som er mulig innenfor det aktuelle prosjektet. Slik kompetansebygging kan f.eks. inngå i programmet på et kick off-seminar for prosjektet. For sammensetning av prosjektgruppen, se aktiviteten Detaljert prosjektplan og budsjett . |