Felles løft for ehandel i Trøndelag

DDTs ehandelsprosjekt er i ferd med å etablere en felles ehandelsløsning basert på digital signatur. Det betyr at syv kommuner og de to fylkeskommunene i Trøndelag skal starte med elektronisk handel innen juni 2004. Innkjøpene skal foretas gjennom den offentlige Markedsplassen ehandel.no, og det skal brukes elektronisk legitimasjon for å gjennomføre transaksjonene.

Sør-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune er allerede i gang med ehandel via Markedsplassen, og i juni 2004 følger inntil 200 ansatte i Nord-Trøndelag fylkeskommune og seks kommuner i Trøndelag etter. Det innebærer at man handler via den internettbaserte Markedsplassen ehandel.no, istedenfor på telefon, telefaks, i butikk eller annen internettbutikk.

Prosjektet vil bety en stor omstilling for mange mennesker; gevinstene er knyttet til mer effektiv tidsbruk, bedre innkjøp og ryddigere innkjøpsprosesser. For å ivareta behovet for omstilling, utarbeides det egne handlingsplaner som vektlegger informasjon og kommunikasjon med de ansatte i kommunene og fylkeskommunene.  

Store økonomiske gevinster

Kost/nytte-analyser utarbeidet i forkant av implementeringen viser at kommunene og fylkeskommune vil oppnå en gevinst på flere millioner kroner i de nærmeste årene, ved å gjennomføre innkjøp via Markedsplassen.

Gjennom ehandelsprosjektet vil Trøndelag etablere seg som en foregangsregion i forhold til resten av landet, ettersom offentlig sektor i Norge ennå ikke har tatt ehandel i bruk i særlig stor grad. Av årlige driftskjøp på 103 milliarder kroner på landsbasis foregår foreløpig under 1 % elektronisk. DDT-deltakerne som skal innføre ehandel i regi av prosjektet har et samlet innkjøpsvolum (driftsinnkjøp) på 465 millioner kroner.

Digitalisering av innkjøpsprosesser

På sikt er målet en videre automatisering av innkjøpsprosessene i prosjektdeltakernes organisasjoner. Det innebærer en integrasjon mellom egne økonomisystemer og Markedsplassen, samt at elektronisk faktura tas i bruk. Ved en slik digitalisering ligger det til rette for å ta ut de virkelig store gevinstene ved ehandel, ettersom dokumenter og informasjon vil flyte elektronisk mellom kjøper og selger.

Positivt for leverandørene

Leverandørene vil også bli sterkt påvirket av ehandelsprosjektet: det vil bl.a. innebære at kommunene og fylkeskommunene i langt større grad enn tidligere vil være lojale overfor sine rammeleverandører. På Markedsplassen vil bare rammeavtaleleverandørene være representert, slik at lojaliteten vil bli større enn den er i dag, og kjøperne sikret den prisen som er avtalefestet. På samme måte som ansatte med innkjøpsoppgaver i kommunene og fylkeskommunene vil bli påvirket av prosjektet, vil leverandørene oppleve endringer i forhold til blant annet ordremottak. Erfaringen så langt er at de fleste leverandører opplever handel på Markedsplassen som positivt, ettersom det gir dem mindre arbeid i forhold til ordremottak, større fleksibilitet og økt handel med rammeavtalekunder. Forutsetningen er at de utarbeider gode elektroniske kataloger som gjør det lett for innkjøperne å finne fram til hvilke produkter de skal velge.

Deltakelse på Markedsplassen vil for mange bedrifter synliggjøre aspekter ved elektronisk forretningsdrift, og bidra til kompetanseheving og praktisk spredning av omforente og åpne grensesnitt og standarder. Dette er kanskje spesielt viktig for små og mellomstore bedrifter som ofte ikke har særlig erfaring med elektronisk forretningsdrift. Den økonomiske og tekniske terskelen for å delta på Markedsplassen er relativt lav; for de minste bedriftene er abonnementsavgiften på 5000 kroner for ett år. I første omgang skal prosjektdeltakerne aktivere tre leverandører hver på Markedsplassen. Etter hvert som bruken av Markedsplassen får større utbredelse, vil flere leverandører bli aktivert.

Forankret i eNorge-planen

Ehandelsprosjektet i DDT vil bidra til en betydelig økning i bruken av Markedsplassen ehandel.no, noe som vil virke som en pådriver for moderniseringen av offentlig sektor i Trøndelag. Ett av de uttalte målene i eNorge-planen er at det offentlige ønsker å være en krevende kunde som legger til rette for konkurranse, og være en pådriver for produktivitets- og effektivitetsfremmende tiltak som også kan bidra til kompetanseheving hos leverandørene.